Datenschutz

1. Verantwortlicher

[Name der Wehr oder des Vereins], [Anschrift], vertreten durch [Vorsitz oder Wehrführung]. Erreichbar unter [E-Mail-Adresse].

2. Welche Daten verarbeitet werden

• Name und E-Mail-Adresse der angemeldeten Personen sowie ihre Rollen je Wehr und Kassenkreis.
• Buchungsdaten der Kassen (Datum, bei Einnahmen auch das Datum des Zahlungseingangs, Betrag, Verwendungszweck, Konto, Kategorie) mit der Kennung der Person, die sie erfasst, eingereicht oder freigegeben hat.
• Hochgeladene Belege als Dateien, zugeordnet zur jeweiligen Buchung.
• Anmelde-Sitzungen mit IP-Adresse und Browser-Kennung, um eine Anmeldung einem Gerät zuordnen und bei Bedarf beenden zu können.
• Rückmeldungen aus der App (Art, Freitext, Seite, Rollen, App-Version, Bildschirmbreite, Browser-Kennung und die Kennung der Person), damit der Betreiber Fehler und Wünsche bearbeiten kann. Name und E-Mail-Adresse sieht der Betreiber dazu nur, wenn die Person im Dialog zugestimmt hat.
• Ein Protokoll der Änderungen (wer hat wann was angelegt, geändert, freigegeben oder gesperrt), damit die Kassenführung prüfbar bleibt.
• Ihre Einstellung, ob Sie den Wochenbericht per Mail erhalten (je Kassenkreis). Ohne Ihr Einschalten wird er nicht verschickt.
• Ein Fehlerprotokoll der Anwendung, das nur der Betreiber sieht: Art und Text des Fehlers, aufgerufene Seite ohne Anhang, Zeitpunkt, Häufigkeit und, wenn eine Anmeldung abgelehnt wurde, die Kennung der Person. Bei Mailfehlern steht nur die Domain des Empfängers darin. E-Mail-Adressen und Zugangsdaten werden vor dem Speichern entfernt.

Buchungsentwürfe können aus angebundenen Anwendungen der Wehr eingeliefert werden. Sie tragen die Herkunft und werden wie von Hand erfasste Entwürfe geprüft. Verwendungszweck und Anlass kommen dabei als Freitext von der absendenden Anwendung und können Personen nennen.

Cookies: ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung sowie das Cookie kk_aktiver_kassenkreis, das den zuletzt gewählten Kassenkreis 180 Tage lang merkt. Keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken.

3. Wofür die Daten gebraucht werden

• Führung der Kameradschaftskassen und Fördervereinskassen der Wehr.
• Nachvollziehbarkeit für die Kassenprüfung und die Rechenschaft gegenüber der Versammlung.
• Zugriffsschutz: nur berechtigte Personen sehen und ändern die Daten ihres Bereichs.

Rechtsgrundlage: [vom Betreiber festzulegen]

4. Wie lange die Daten gespeichert bleiben

• Kassendaten und Belege nach den satzungs- und steuerrechtlichen Fristen des Vereins beziehungsweise der Gemeinde, in der Regel bis zu zehn Jahre.
• Anmelde-Sitzungen laufen spätestens sieben Tage nach der letzten Nutzung ab und werden danach gelöscht; beim Abmelden, beim Passwortwechsel und beim Sperren eines Zugangs werden sie sofort beendet.
• Rückmeldungen werden 180 Tage nach dem Erledigen automatisch gelöscht; noch offene bleiben bis zur Bearbeitung. Wird ein Konto endgültig gelöscht, verschwinden sie mit.
• Das Änderungsprotokoll bleibt bewusst erhalten, solange die zugehörigen Kassendaten aufbewahrt werden; es lässt sich nicht nachträglich bereinigen.
• Scheidet eine Person aus, wird ihr Zugang gesperrt. Ihr Name bleibt als Kennung an den von ihr erfassten Buchungen stehen, damit die Prüf-Historie vollständig bleibt.
• Einträge des Fehlerprotokolls werden 90 Tage nach dem letzten Auftreten des Fehlers automatisch gelöscht.

5. Wo die Daten liegen

Diese Stellen erhalten Daten:

• Betreiber: [Name, Anschrift]. Er betreibt und betreut die Anwendung im Auftrag des Verantwortlichen (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO).
• Hosting: [Anbieter, Standort in der EU], der Server, auf dem die Anwendung läuft.
• Belegablage: [Anbieter, Standort in der EU], die Ablage der hochgeladenen Belege.
• Mailversand: [Anbieter]. Darüber laufen Einladungs- und Passwort-Mails, Hinweise bei geänderter Anmeldeadresse, Mails zu Buchungen und Kassenstürzen, die auf Ihre Entscheidung warten oder zurückgegeben wurden (mit Name der erfassenden Person, Betrag und Verwendungszweck beziehungsweise den Zahlen des Kassensturzes), der Wochenbericht mit PDF (Kontostände und Summen, nur auf Ihren Wunsch) und Rückmeldungen an den Betreiber (ohne Namen und Adresse der Person).
• Google, wenn Sie sich mit einem Google-Konto anmelden (siehe unten).
• Stadt Reinbek, als Empfängerin des Jahresberichts der Kameradschaftskasse: Summen je Kennziffer und ein Journal der Buchungen mit Datum, Konto, Verwendungszweck, Kategorie und Betrag, ohne Namen der erfassenden oder freigebenden Personen. Bei Buchungen, die eine Person betreffen, steht statt des Verwendungszwecks die allgemeine Bezeichnung der Kategorie; fehlt diese Kennzeichnung, steht der Verwendungszweck so da, wie er erfasst wurde. Die Datei lädt eine berechtigte Person herunter und gibt sie weiter; die Anwendung verschickt nichts an die Stadt.

Google-Anmeldung: Als zweiten Anmeldeweg können Sie sich mit einem Google-Konto anmelden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei erhält die App Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen von Google, und Google erfährt, dass Sie sich bei dieser Anwendung anmelden. Über Google entsteht kein Konto; es kommen nur bereits eingeladene Adressen herein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Ihre Wahl dieses Anmeldewegs. Google verarbeitet Daten auch außerhalb der EU, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Google.

6. Ihre Rechte

Sie können:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen,
• unrichtige Daten berichtigen lassen,
• die Löschung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
• die Einschränkung der Verarbeitung verlangen,
• der Verarbeitung widersprechen, soweit sie auf einem berechtigten oder öffentlichen Interesse beruht,
• die Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem gängigen Format erhalten oder an andere übertragen lassen, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht,
• sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Eine Einwilligung, etwa dass der Betreiber bei einer Rückmeldung Ihren Namen sieht, können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Ansprechperson: [Name, E-Mail-Adresse].

Zuständige Aufsichtsbehörde in Schleswig-Holstein ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Postfach 71 16, 24171 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.